Vous devez préparer une réunion de travail, et souhaitez en faire un moment d’échanges collaboratifs et efficaces ?

Alors assurez-vous d’avoir toutes les clés en main pour créer de l’interaction, recueillir du Feedback et créer de la valeur lors de ce moment collectif qu’est-une réunion.

Préparer une réunion de travail : les points essentiels

Découvrez une cheklist pour mettre en place des réunions de travail collaboratives et efficaces !

1. Définissez les objectifs de la réunion

Pour une réunion de travail efficace, définissez d’abord son objectif à atteindre.

Identifier s’il s’agit de :

• Partager une vision,
• Amorcer des échanges,
• Faire un bilan,
• Résoudre des problèmes,
• Prioriser et décider ensemble,
• Explorer et réfléchir ensemble.

L’objectif de la réunion permettra ainsi d’identifier le type de réunion le plus adapté à mettre en place.

2. Construisez l’ordre du jour

L’ordre du jour de réunion permet d’identifier et de communiquer les différents points à aborder pendant votre réunion. C’est le programme de la réunion de travail. Et il vous servira également à cadrer les échanges.

Un ordre du jour de réunion bien préparer vous permet d’animer la réunion de manière efficace, avec les thématiques à aborder par priorité.

De plus, il permet aux participants d’identifier les éléments qui les concernent en amont, en vue de préparer leur intervention et d’amorcer les discussions.

Sans ordre du jour, les participants risquent de se disperser et de ne pas répondre à l’objectif attendu. L’ordre du jour est trop long ? Voilà l’occasion de prévoir plusieurs réunions afin d’être efficace.

3. Identifiez les participants et leur rôle pendant la réunion

Qui doit participer à votre réunion de travail ? Quel sera le nombre de participants ?

Afin de conduire une réunion efficace, il est recommandé de donner un rôle spécifique aux participants :

• L’animateur de la réunion : il doit veiller à rendre la participation active et équilibrée pour faciliter l’avancée des échanges.
• Le maître de la gestion du temps : il assiste l’animateur en lui indiquant le temps restant pour chaque thématique de la réunion, en fonction de l’ordre du jour.
• Le catalyseur de décisions : il pousse l’équipe à prendre des décisions et les note pour les enregistrer. Il est responsable du relevé des décisions.
• Le scribe : il prend des notes au cours de la réunion pour rédiger le compte-rendu et le diffuser.
• Les participants, soit tous les membres de la réunion : ils participent pour faire avancer les discussions en donnant des idées et en enrichissant celles des autres.

4. Planifiez la date de la réunion

À quel moment est-il le plus opportun de planifier votre réunion ?

Il convient de planifier votre réunion à l’avance, afin de préparer l’ordre du jour de la réunion et d’en informer les participants.

Enfin, pensez à vérifier la disponibilité de chacun et du lieu de la réunion. Plus la salle de réunion et l’environnement seront accueillants, plus la réunion sera performante.

5. Préparez vos outils de réunion

Quels supports et quels documents sont essentiels pour faire avancer la réunion de travail efficacement ?

• Vos supports de présentation
• Un paper board
• Un vidéoprojecteur et un écran
• Des activités interactives pour faciliter les échanges
• Des outils collaboratifs si vous êtes à distance

6. Prévoyez votre compte rendu de réunion

Terminez votre réunion en ayant noté les décisions et créé un plan d’action avec vos équipes.

Puis rédigez et envoyez le compte rendu de réunion aux participants.

Vous voilà prêts pour animer votre prochaine réunion.